Personal im öffentlichen Dienst Niedersachsens - Methodische Hinweise

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Die Personalstandstatistik wird auch in Niedersachsen durchgeführt. Diese Statistik ermittelt das Personal des Landes, der Kommunen, der Sozialversicherungsträger und der Einrichtungen und Unternehmen in privater Rechtsform mit mehrheitlich öffentlicher Beteiligung. Dabei werden nur die Personen erfasst, die sich in der Erwerbsphase befinden. Stichtag ist jährlich der 30. Juni.

Die Daten werden in der Regel elektronisch an das Landesamt für Statistik Niedersachsen (LSN) übermittelt.

Einzel- und Summensätze

Der öffentliche Dienst muss bei dieser Erhebung Einzeldatensätze liefern, die öffentlich bestimmten Unternehmen hingegen Summensätze. Die unterschiedlichen Datenstrukturen haben eine unterschiedliche Art der Datenlieferung und der Bearbeitung zur Folge.

Die Einzeldatensätze werden als Text- oder Excel-Dateien über das Online-Meldeverfahren IDEV direkt an das LSN übermittelt. Die für die Vorbereitung der Einzeldatensatzlieferung notwendigen und umfassenderen Unterlagen stehen bei den Informationen für Auskunftgebende zur Verfügung.

Hier finden die Berichtspflichtigen die aktuelle Datensatzbeschreibung, die Erläuterungen zu den einzelnen Merkmalen, die Unterrichtung zu dem zugrundeliegenden Gesetz und aktuelle Anpassungen, die die Erhebung betreffen.

Die Summensatzdaten der öffentlich bestimmten Unternehmen werden dagegen direkt online in ein Formular eingegeben und dann ebenfalls als Datei an das LSN verschickt. Da in das Online-Formular notwendige Erklärungen zu den Erfassungsfeldern quasi eingearbeitet sind, werden hier weniger „externe“ Informationen benötigt. Bei den Informationen für Auskunftgebende zu den Personalstandstatistiken steht ebenfalls eine kurze Anleitung zum Einstieg in die Bearbeitung des Online-Formulars bereit.

Plausibilisierung der Daten

Was passiert mit den Daten, die die Auskunftgebenden geliefert haben?

Zuerst muss geprüft werden, ob die gelieferten Einzeldatensätze der vorgegebenen Struktur der Lieferdatei entsprechen. Wenn die einzelnen Satzstellen nicht übereinstimmen, kann sich der ganze Datensatz so verschieben, dass falsche Werte in den Feldern des Prüfprogramms stehen.

Im nächsten Schritt werden die Dateien in das Prüfprogramm eingelesen. Durch dieses Prüfprogramm können viele mögliche Fehler und Kombinationen von Fehlern abfragt werden. Dieser Schritt wird auch die sogenannte Plausibilitätsprüfung genannt. Die hier auftretenden Fehler müssen gegebenenfalls nach Rückfrage nach bestimmten Vorgaben bereinigt werden.

Die gelieferten Summendaten der öffentlich bestimmten Unternehmen sind durch die zusammengefasste Struktur und die geringere Anzahl an Merkmalen weniger aufwändig zu prüfen, aber auch hier können Fehler auftreten und müssen bereinigt werden. Sind alle Daten plausibel, werden sie an das Statistische Bundesamt übermittelt und anschließend ausgewertet. Die Ergebnisse der Auswertungen werden in der Regel in Form von Tabellen veröffentlicht.

Geheimhaltungsverfahren

Statistische Ergebnisse sind zumeist Zusammenfassungen der Ausgangsdaten, die sich in den Personalstandstatistiken aus den Angaben zu den einzelnen Beschäftigten beziehungsweise Versorgungsempfängern zusammensetzen. Dabei können bestimmte Felder in Zusammenfassungen auch Einzelangaben enthalten. Nach § 16 BStatG, sind jedoch Einzelangaben grundsätzlich geheim zu halten, soweit dies durch besondere Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist. Für die Ergebnisse der Personalstandstatistiken, also auch für die Versorgungsempfängerstatistik, wird deshalb bei Veröffentlichungen das Geheimhaltungsverfahren der sogenannten 5er-Rundung angewendet.

Bei der Anwendung der 5er-Rundung werden alle Tabellenfelder mit Fallzahlen zunächst ohne Rundung ermittelt. Anschließend wird jede Zahl für sich auf ein Vielfaches von 5 auf- oder abgerundet. Dieses Verfahren führt zu einem sehr geringen Informationsverlust, weil die Abweichung vom Echtwert je ausgewiesenem Datenfeld maximal 2 Personen (bzw. weniger als 2,5 Vollzeitäquivalente) beträgt.

Zu beachten ist allerdings, dass in den Tabellen Rundungsdifferenzen auftreten können, wenn innerhalb einer Tabelle die gerundeten Werte aufsummiert werden. Der Wert „0“ in einer 5er-gerundeten Tabelle bedeutet, dass es sich um weniger als drei Beschäftigte oder zweieinhalb Vollzeitäquivalente handelt.

Bei der Berechnung von Durchschnitten werden die Echtwerte verwendet und in der Regel nicht mit voller Genauigkeit, also nicht mit allen Nachkommastellen veröffentlicht, da ansonsten Rückrechnungen möglich wären. Nur wenn die Fallzahlen sehr groß und Rückrechnungen dadurch nicht möglich sind, können Nachkommastellen veröffentlicht werden. Basiert ein Durchschnittswert auf der Fallzahl oder dem gerundeten Wert von „0“, wird er nicht veröffentlicht, sondern ist geheim zu halten.